В то время как некоторые области открываются постепенно, многие другие с трепетом подходят к будущему. Виртуальные мероприятия остаются самым безопасным вариантом, и организаторы должны найти надежные технологии проведения мероприятий для формата, который для многих является незнакомым. Вот 20 вопросов, которые вы можете задать своему поставщику технологий, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящую платформу для вашего следующего мероприятия.

В последние недели многие мероприятия были вынуждены перейти на виртуальные, и виртуальные мероприятия остаются вариантом с наименьшим риском с точки зрения личной безопасности и отмены.

Перед многими разработчиками стоит задача найти лучшую технологию и инструменты для виртуальных мероприятий (не говоря уже об обучении их использованию).

Доступно множество продуктов, и не каждый из них подходит для конкретного типа мероприятия, которое вы хотите организовать. Мы спросили организаторов мероприятий с успешными виртуальными поворотами за плечами, какие вопросы они рекомендуют вам задавать во время демонстрации технологий виртуальных мероприятий, чтобы убедиться, что продукт, на который вы смотрите, является правильным.

Они предложили следующие 20 вопросов, разделенных на шесть основных областей, представляющих интерес или озабоченность.

История компании и продукции
Как появился продукт? Как это было разработано?
«Знание того, как и почему был разработан продукт, важно для понимания проектных решений и его ограничений».

- Мигель Невес, CMP, DES

История разработки продукта многое расскажет о мыслительном процессе и культуре компании. Слушая, как компания описывает проблемы, внимательно следите за их направленностью на продукт. Ориентированы ли они на посетителей? Решали ли они проблему, с которой столкнулись на мероприятиях, или они увидели на рынке нишу, которую, как они думали, могли бы заполнить? Как решение ваших проблем влияет на их обоснование? Это даст вам представление о том, что движет их философией дизайна и какую поддержку они предлагают.

Для какой отрасли или типа мероприятий лучше всего подходит ваш продукт, а для каких - нет?
- Мигель Невес, CMP, DES

Некоторые инструменты и платформы были разработаны с учетом потребностей отрасли или для обработки определенных типов событий (например, виртуальных торговых выставок). Это важно знать, поскольку функции будут адаптированы для этой конкретной потребности и могут не работать так же хорошо для других целей. Также интересно посмотреть, как продавец отреагирует на вторую часть вопроса и насколько откровенен о потенциальных ограничениях продукта.

Каковы следующие шаги в вашей дорожной карте развития?
«Имеет смысл знать, на чем компания сосредотачивается дальше, особенно если есть акцент на области, которая не имеет для вас никакого отношения, это красный флаг».

- Мигель Невес, CMP, DES

Всегда интересно узнать, где компания планирует продавать свою продукцию. Во-первых, это может пролить свет на недостаточно обслуживаемые функции в их текущем предложении (что может быть для вас красным флажком), но также может указать, подойдет ли будущий продукт для ваших мероприятий. Возможно, вы не захотите вкладывать средства в изучение того, как использовать продукт, который не будет главным претендентом на следующие мероприятия.

Можете ли вы привести мне примеры подобных событий, когда использовался этот продукт, или, что еще лучше, свяжите меня с кем-то, кто уже использовал его, как я планирую?
«Видеть примеры или тематические исследования успешных мероприятий очень обнадеживает. Компания, которая открыто связывает клиентов (в соответствии с GDPR), является открытой компанией, готовой поделиться передовым опытом. Встречи с существующими клиентами действительно полезны и демонстрируют щедрость, достойную похвалы ».

- Мигель Невес, CMP, DES

Рекомендации от клиентов, которые успешно использовали платформу для подобных мероприятий, являются обязательными, если вы хотите быть уверены, что продукт будет работать на вас. Общение с этими клиентами также может помочь вам узнать, с какими препятствиями они столкнулись и как их преодолеть.

Технические особенности
Ваш продукт не зависит от устройства и браузера или существуют какие-либо ограничения?
- Энджи Аренс, CMP, вице-президент по операциям, Leadercast

У каждого есть свой браузер предпочтений, и если продукт не работает хорошо в основном основном браузере, это может быть большим красным флагом.

Точно так же люди часто переключаются между телефоном, планшетом и компьютером, особенно если мероприятие продолжается какое-то время. Следовательно, они должны иметь возможность доступа к виртуальному событию через любое устройство, наиболее удобное для них в данный момент.

Ваши участники должны будут знать о любых ограничениях, поскольку вы управляете их ожиданиями.

Какая пропускная способность необходима для бесперебойной работы нашего мероприятия?
«Это сделано для того, чтобы сайты не вылетали из строя, когда все пытаются войти в систему, и реалистично оценивать использование. Если у вас есть контент по запросу, все ли будут входить в систему в 9 утра? Вероятно, нет, но вы все равно хотите быть готовыми к использованию и бюджету, если это применимо ».

- Энджи Аренс, генеральный директор, вице-президент по операциям, Leadercast

Нет ничего хуже, чем лаги и сбои во время виртуального мероприятия, поэтому будьте готовы к возможности одновременного входа большого количества посетителей.

Как ваша платформа интегрируется с другими моими инструментами?
«Некоторые компании могут захотеть использовать свою собственную платформу регистрации, управляемую с их веб-сайтов. Есть ли у них открытый API / rest API, который позволяет нам интегрировать нашу платформу регистрации / платежный шлюз на их сайт? »

- Регина Юэн, менеджер по мероприятиям Skift

Продукт, который вы собираетесь использовать, должен хорошо взаимодействовать с другими платформами, которые вы используете в настоящее время, иначе процесс интеграции станет кошмаром.

Существуют ли какие-либо ограничения на количество хостов / посетителей, которые могут одновременно войти в систему?
- Регина Юн, менеджер мероприятий Skift

Этот вопрос особенно важен для очень крупных мероприятий, когда вы ожидаете, что большое количество участников войдет в систему одновременно. Многие планировщики понимают, что они должны учитывать пропускную способность своих посетителей, но не учитывают возможности самой технологии мероприятия.

Функциональные возможности и пользовательский опыт
Можно ли использовать только части продукта?
«Многие продукты имеют функции, которые лучше всего подходят для вашего варианта использования, если их отключить или пропустить. Знание того, можно ли это сделать и что для этого потребуется, может принести успех или сорвать сделку ».

- Мигель Невес, CMP, DES

В идеале, продукт, который вы выбираете, должен предлагать множество дополнительных функций, помимо самого программного обеспечения для просмотра, например, взаимодействие и сетевые функции. Но слишком много функций может негативно повлиять на эффективность вашего продукта, если они не нужны для вашего мероприятия. Возможность отключить их может быть огромным преимуществом.

Какие виды спонсорской поддержки предлагает ваш продукт?
- Регина Юн, менеджер мероприятий Skift

Монетизация виртуальных мероприятий имеет решающее значение, и спонсорство играет в этом огромную роль. Поскольку нет физического пространства, на которое можно было бы положиться для возможностей брендинга, организаторам мероприятий необходимо найти варианты на платформе. Представитель поставщика виртуальных технологий имеет то преимущество, что работал с сотнями мероприятий, и может дать вам идеи для достижения наилучшего результата, включая хаки и обходные пути, которые могут не быть очевидными на самой платформе.

Какие функции включает ваш продукт для взаимодействия и нетворкинга?
- Регина Юн, менеджер мероприятий Skift

Вовлеченность и нетворкинг - это два аспекта живых событий, которые могут больше всего пострадать от поворота к виртуальному. Спросите своего поставщика, предлагает ли его продукт способы взаимодействия с участниками через чат, опросы, вопросы и ответы, доску, есть ли комнаты для обсуждения, предлагает ли платформа зону для общения, где участники могут общаться вживую, встречи один на один и т. Д.

Как платформа интегрируется с популярными инструментами, которые используют участники?
«Слишком много платформ хотят, чтобы вы использовали проприетарную платформу, которую участники не могут потрудиться изучить»

- Ань Нгуен, директор, Spark Event Management Inc.

Вы определенно хотите, чтобы ваши впечатления от посетителей были максимально органичными; уменьшение трения будет ключом к удержанию людей среди множества отвлекающих моментов дома. Предоставление людям возможности использовать или легко переключаться с других технологий, к которым они привыкли, упростит адаптацию к любой платформе, которую вы выберете.

Насколько интуитивно понятна и проста платформа как для специалистов по планированию, так и для посетителей?
«Часто платформы« хвастаются »наличием надежной поддержки и сертификатов обучения, но это просто означает, что их платформа слишком сложна для использования».

- Ань Нгуен, B. Com, главный управляющий директор Spark Event Management Inc.

Опыт использования продукта должен быть удобным для пользователя, а не только для технических специалистов и первых пользователей. Вы же не хотите, чтобы ваша команда тратила драгоценное время на преодоление препятствий в обучении, когда переход к виртуальному должен происходить за несколько дней / недель. Кроме того, вы не хотите, чтобы участники проводили все мероприятие, пытаясь понять, как заставить технологию работать.

Доставка контента
Способен ли ваш портал предоставлять разные уровни контента для разных зрителей на основе пакетов регистрации?
«Например, владельцам более дорогих пакетов предоставляется доступ к специальным сеансам и эксклюзивному загружаемому контенту с конечной целью - предоставить широкий спектр возможностей, от« базовых »до« VIP »».

- Мелани Брэдшоу (урожденная Макгуайр), вице-президент Global Events

По мере того, как планировщики начинают экспериментировать с виртуальными мероприятиями, цены и пакеты становятся важным способом определить, за что люди будут платить больше, и предоставляют больше возможностей спонсорства посредством VIP-активаций и контента.

Каковы ваши рекомендации относительно количества предварительно записанного и живого контента?
- Мелани Брэдшоу (урожденная Макгуайр), вице-президент Global Events

Часто говорят, что предварительно записанные сеансы не привлекают такого же типа взаимодействия, как живой контент, но полностью полагаться на живой контент может быть немного рискованно, учитывая возможные сбои потоковой передачи. Поэтому рекомендуется смешивать предварительно записанный и живой контент. Ваш поставщик технологий может поделиться с вами ценным опытом на других мероприятиях по этой теме.

Сбор данных и связанные с этим вопросы конфиденциальности, безопасности и соответствия
 

Расскажите, пожалуйста, о ваших точках контакта для сбора данных и о том, как вы убедитесь, что они соответствуют GDPR.
«Какие данные я смогу собрать, и какой тип аналитики я могу ожидать от сбора? Сбор данных - ключевое преимущество виртуальных мероприятий. Вы будете лучше знать свою аудиторию, а ваши спонсоры смогут получать более своевременные отчеты о рентабельности инвестиций ».

- Шон Ченг, CMP, менеджер проекта

Сбор точных и актуальных данных о ваших посетителях - одна из основных целей проведения мероприятия. Эти данные используются, чтобы лучше адаптировать мероприятия, чтобы посетители вернулись, но они также являются одним из основных стимулов для ваших спонсоров, чтобы продолжать вкладывать деньги в ваше мероприятие.

Знание того, какие типы данных платформа может собирать, какие отчеты она может помочь генерировать, а также то, что данные хранятся в безопасной и совместимой среде, имеет первостепенное значение.

Как я могу защитить свой контент?
«Это должно относиться как к обмену контентом с другими пользователями, если это платное мероприятие, так и, например, к его загрузке по причинам собственности. Однопользовательская аутентификация должна позволять вам проверять использование IP и отслеживать, кто пересылает контент, что полезно на платформе. Если вы купите или воспользуетесь платформой, найдутся ли там технические средства, которые помогут вам это контролировать? »

- Энджи Аренс, CMP, вице-президент по операциям, Leadercast

Основной вопрос здесь в том, как вы защищаете контент, который я размещаю на вашей платформе? Это относится к информации участников, а также к собственному контенту, который вы можете загрузить на платформу. Существует ряд мер безопасности, которые можно использовать, например аутентификация одного пользователя, уникальные коды, пароли и т. Д.

Цены и поддержка
Какие есть варианты ценообразования?
- Шон Ченг, CMP, менеджер проекта

Структура ценообразования платформы может представлять собой фиксированную плату, включая все доступные функции, но особенно для крупных мероприятий или запросов на особые настройки или индивидуальные решения, технические поставщики будут устанавливать цену на свой продукт для каждого конкретного случая. Такое ценообразование «а ля карт» не обязательно означает, что они не полагаются на общую ценовую модель. Знание их модели может помочь вам составить бюджетный диапазон и понять, какие варианты доступны за какие дополнительные расходы.

Будьте осторожны, некоторые платформы будут взимать с вас плату за количество одновременных сеансов или выступающих, и это может легко складываться.

Какие варианты цен доступны для небольших или бесплатных мероприятий?
- Ань Нгуен, директор, Spark Event Management Inc.

Некоторые платформы предлагают варианты небольших или бесплатных мероприятий. Это может быть разбавленная версия продукта с полной ценой, но все же может служить вашей цели для этого мероприятия. Не каждое мероприятие выиграет от всех наворотов, предлагаемых очень сложным техническим продуктом.

Какую поддержку вы предлагаете?
- Регина Юн, менеджер мероприятий Skift

Важно знать, какой тип поддержки может предоставить поставщик технических услуг, доступны ли разные уровни и какой именно уровень поддержки включен в цену, которую вы платите.

Возможно, вам понадобится обучение и поддержка для выступающих, помощь в настройке мероприятия, поддержка в день мероприятия для устранения неполадок в реальном времени и т. Д. Варианты поддержки должны быть четко описаны и предоставлено единое контактное лицо, чтобы вы выиграли. Не нужно задаваться вопросом, кому звонить, если дела пойдут не так.

В ЗАКЛЮЧЕНИИ
Переход на виртуальную среду может быть пугающим процессом, усугубляемым необходимостью поиска и изучения технологии событий, которая для многих незнакома. Эти 20 вопросов должны помочь вам сориентироваться в тонкостях беседы, чтобы помочь вам найти лучшую платформу для своего мероприятия, избежать ошибок процесса покупки и настроить себя на то, чтобы в полной мере использовать ее для своего следующего виртуального мероприятия. .