Чрезвычайно сложная первая половина 2020 года проверила отношения между организаторами мероприятий и их партнерами по площадкам. Вот посмотрите, как они справляются с потоком отмен и какие изменения могут произойти в результате пандемии.

Пандемия коронавируса вызвала перенос и отмену бесчисленных мероприятий во всей индустрии мероприятий. Хотя некоторые специалисты по планированию успешно переходят на виртуальные, площадки, которые по определению полагаются на личные встречи, были закрыты или пустовали в течение нескольких недель, и только сейчас начинают открываться вновь с ограниченными возможностями и мерами социального дистанцирования .

Хотя места проведения мероприятий и планировщики являются естественными симбиотическими партнерами, определенные свойства имеют историю обострения этих отношений , и в первые дни коронавируса ситуация не улучшилась. Многие планировщики выразили разочарование по поводу того, что не могут расторгнуть контракты с крупной недвижимостью, несмотря на четкие санкции общественного здравоохранения в отношении всех больших скоплений людей.

Обе стороны несут огромные убытки, и ни одна из них не знает, чем закончится оставшаяся часть года, поэтому для планировщиков и площадок как никогда важно работать вместе как партнеры, чтобы постепенно начать восстанавливаться после глобального закрытия.

Мы поговорили как с планировщиками, так и с местами проведения, чтобы выяснить, как обстоят дела и что необходимо изменить в будущем.

Отмена коронавируса
Когда в марте коронавирус впервые начал влиять на собрания за пределами Китая, было повсеместное возмущение и разочарование со стороны планировщиков, которые отменяли прямые трансляции, но не получали необходимой поддержки со стороны своих мест - и, в частности, отелей Marriott.

Marriott наконец обновила свою политику отмены в середине апреля, что было очень поздно, учитывая, что опасения по поводу коронавируса нарастали намного больше, чем за два месяца до этого. Однако другие крупные игроки с самого начала подавали хороший пример:

Важно понимать, что проблема отмены является сложной, поскольку обе стороны пытаются уменьшить убытки и адаптироваться к ситуации, которая меняется почти ежедневно.

«Я не виню места проведения мероприятий в попытке защитить себя от потерь», - признает Эми Стрит, специалист по мероприятиям Ассоциации нефтяного оборудования и услуг (PESA). «Я думаю, это то, что здесь все пытаются делать».

В то время как некоторые заведения, возможно, использовали положения об отмене за счет планировщиков, другие просто пытаются поступать правильно со своими клиентами, оставаясь на плаву.

Лия Маккарти, совладелица Downtown Catering Company и Venue 1223 в Южной Каролине, занимается организацией мероприятий в течение 17 лет и проливает свет на то, как этот хрупкий баланс повлиял на ее решения относительно отмен.


Мы старались быть максимально полезными, но с точки зрения бизнеса нам нужно было сбалансировать то, что произошло бы, если бы мы просто вернули всем деньги. Мы пытаемся проявлять творческий подход и понимание и идти на компромисс с различными предложениями, чтобы уменьшить потери со всех сторон.

ЛИА МАККАРТИ
Совладелец, Downtown Catering Company и заведения 1223
 

Одним из самых сложных аспектов работы с отменой как для планировщиков, так и для мест проведения мероприятий было определение того, применимы ли и когда их положения о форс-мажорных обстоятельствах . Улица сообщает, что ей удалось вызвать форс-мажор при отмене ежегодного собрания PESA, тем самым избежав высоких сборов за отмену.

Между тем, Маккарти говорит, что она приняла решение возместить расходы на мероприятия, которые нельзя было перенести - независимо от сборов, которые она, возможно, юридически имела в пределах своих прав. «Я человек», - говорит она. «Я понимаю, что этого никто не ожидал и что у всех на кону деньги».

Требование отсрочки
Большая часть индустрии предпочитает отсрочки прямой отмене в попытке сохранить некоторый доход в будущем, и заведения пытались облегчить этот процесс.

Эми Бирнбаум, директор по продажам в The Hoxton в Бруклине, говорит, что они поощряют перебронирование, и что большинство людей, похоже, согласны. Отель делает все возможное, чтобы сделать это как можно проще.


Мы копируем и вставляем мероприятие, которое они должны были провести в этом году, на следующий год, отправляем исправленный контракт и все. Нет никакой дополнительной платы за перебронирование или чего-либо в этом роде.

ЭМИ БИРНБАУМ
Директор по продажам, The Hoxton
 

Точно так же Маккарти отмечает, что Venue 1223 поддерживает регулярные контакты с клиентами по поводу отсрочек и переводит любые деньги на депозит на новую дату по их выбору - при условии, что она доступна, с 2021 года начинает заполняться.

В таких странах, как Франция, правительство вмешалось, чтобы поощрить отсрочки и попытаться остановить кровотечение индустрии путешествий и мероприятий. Согласно закону, принятому там в марте , заведения могут предлагать кредиты сроком на 18 месяцев вместо предоставления полного возмещения за отмененные услуги. Если такой кредит предлагается, клиент не может запросить возмещение до тех пор, пока не пройдут 18 месяцев, и он не сможет перенести дату.

Индустрия в этом вместе
Общее настроение индустрии в отношении отмены рейсов, похоже, со временем изменилось, поскольку стало ясно, что последствия пандемии не являются ни изолированными, ни мимолетными.

Мелисса Анелли была одной из многих планировщиков, которым приходилось рассматривать отсрочки. Как основатель и генеральный директор компании по организации мероприятий Mischief Management, она сначала не ожидала особой помощи от заведений.


Исторически места проведения не были очень гибкими, а контракты сильно отягощали организаторов, но мы обнаружили, что [общий опыт] уступил место большому пониманию и помощи.

МЕЛИССА АНЕЛЛИ
Основатель и генеральный директор Mischief Management
 

Стрит разделяет это чувство, отмечая, что PESA получила в целом положительный опыт, и что большинство мест были гибкими и понимали необходимость отложить мероприятия. Элизабет Клэрс, директор по национальным счетам в Global Cynergies во Франции, также отмечает, что она «вела переговоры с отдельными объектами недвижимости и некоторыми брендами, но они очень поддерживали и хотели помочь».

Что касается места проведения, Бирнбаум объясняет, как подход Хокстона изменился в связи с кризисом. «Сначала мы пытались придерживаться руководящих принципов, - говорит она, - но быстро поняли, что на каждом мероприятии своя ситуация». Признавая, что ситуация «совсем не обычная», Бирнбаум и Хокстон «делают все возможное, чтобы вместе преодолеть ее и сделать то, что лучше для обеих сторон».

Построение отношений для будущего
Кажется очевидным, что многие заведения - по крайней мере сейчас - больше заинтересованы в развитии потенциального долгосрочного бизнеса, чем в быстром заработке за счет платы за отмену и, вероятно, разрушении профессиональных отношений в процессе.

Стрит замечает, что ее организация хорошо сотрудничает с местами проведения, и что это возможность «для заведений построить отношения доверия и поддержки». Те, кто в состоянии сделать это, с большей вероятностью выиграют от плановиков в будущем.

Отрасль будет помнить, как разные поставщики и компании действовали во время этого кризиса, и в интересах всех поддерживать друг друга и помогать отрасли выйти из ее нынешнего затруднительного положения. Те, кто это сделает, будут вознаграждены постоянными клиентами и положительными отзывами.

Анелли отмечает, что, хотя штаты США начинают открываться, заведения пока остаются гибкими и не торопятся применять какие-либо строгие правила.

«Скорее всего, они понимают, что вы можете принудительно произвести оплату, разорить компанию и сжечь мост - или вы можете работать с ними, создавать хорошие впечатления, получать прибыль в следующем году и позволять им иметь более широкое окно продаж. чтобы организовать мероприятие безопасно. Тогда вы создаете столько доброй воли, что помогли им во время такой полной неопределенности ".

- Мелисса Анелли, основатель / генеральный директор Mischief Management

Маккарти также объясняет, что эта логика сильно повлияла на ее решение возместить отмененные мероприятия - негибкость неизбежно приведет к негативной молва, но правильные поступки означают, что есть потенциал для будущего бизнеса, если событие когда-либо произойдет снова.

Это, безусловно, справедливо, когда речь идет о компаниях, подобных Clares, которые обращают внимание на то, какие места особенно полезны, а какие нет, путем внутреннего выделения объектов недвижимости, которые работают над «поиском решений, с которыми могут согласиться обе стороны», поэтому что все знают, какие заведения можно считать надежными партнерами.

Путь вперед
С начала года многое изменилось, и пандемия вынудила как планировщиков, так и места проведения мероприятий переосмыслить, как они будут работать вместе, чтобы планировать дальнейшие мероприятия, особенно в краткосрочной перспективе, поскольку ограничения остаются в силе.

Одно из основных изменений касается контрактов и положений об аннулировании, которые обе стороны активно пересматривают. МакМарти делится, что одним из первых шагов, которые она сделала в начале пандемии, было то, что адвокаты рассмотрели контракт о ее заведении, чтобы убедиться, что они должным образом обрабатывают отмены, а также добавили новую статью о пандемии. Этот пункт позволяет месту проведения переместить любые деньги с мероприятия на другую дату в течение 365 дней, а также включает пункт об инфляции, который позволяет изменять цены, учитывая, что пандемия вызвала определенный дефицит продуктов питания.

Бирнбаум объясняет, что Hoxton также добавила пункт о перебронировании в свои контракты, предусматривающий план действий в непредвиденных обстоятельствах, если что-то помешает перенести дату, и Клэрс отмечает, что клиенты и отели начнут включать дополнительные положения в будущие контракты, как это было после предыдущих кризисов. 11 сентября и финансовый кризис 2008 года.

«Я действительно надеюсь, что это создаст более справедливый процесс для такого рода контрактов в будущем», - говорит Анелли. «Мы, конечно, постараемся улучшить правила отмены бронирования».

Еще одно соображение в отношении предстоящих живых мероприятий - это последствия мер социального дистанцирования и то, как это повлияет на итоги как планировщиков, так и мест проведения. Необходимо будет переосмыслить минимальные требования к продуктам питания и напиткам, а общая организация будет более вовлечена, что потребует от обеих сторон тесного сотрудничества.


Я думаю, что для продвижения вперед, особенно на начальном этапе, потребуется много компромиссов и даже больше сотрудничества, чтобы спланировать эти мероприятия, чтобы мы могли поддерживать эти принципы социального дистанцирования.

ЭМИ СТРИТ
Специалист по мероприятиям, Ассоциация нефтяного оборудования и услуг (PESA)
 

Обстоятельства последних нескольких месяцев также способствовали активному сотрудничеству и обмену передовым опытом, что является одним из основных моментов, на которые надеются как организаторы, так и планировщики, и в будущем.

По словам Бирнбаума, The Hoxton участвовал в переговорах с другими отелями в этом районе, многие из которых, как правило, являются конкурентами, чтобы поговорить о том, с чем они имеют дело, и дать друг другу советы. Сбор информации о графиках других площадок был особенно полезен, так как они «пока еще не получили слишком много информации от правительства о мероприятиях».

Точно так же организация Clares предоставляет рекомендации и информацию некоторым своим партнерам при управлении отменами и отсрочками, работая с отдельными объектами недвижимости, чтобы информировать их о том, что делают другие глобальные бренды и что они могут сделать, чтобы помочь ».

В ЗАКЛЮЧЕНИИ
Индустрия мероприятий будет коренным образом изменена после этой пандемии, и на данный момент места проведения и планировщики, похоже, объединяются в это трудное время и работают над поиском решений, с которыми может согласиться каждый.

Время покажет, сохранится ли добрая воля, порожденная нынешней ситуацией, после того, как кризис пройдет.