Планировщики - не единственные профессионалы, которые привыкли к виртуальным мероприятиям - спикерам также требуется крутая кривая обучения. Одним из наиболее важных факторов удержания внимания аудитории является стоимость продукции. Вот как спикеры и планировщики могут работать над этим.

За последние несколько месяцев индустрия мероприятий в значительной степени перешла на виртуальную, и, несмотря на кратковременное возвращение к некоторому подобию живых событий, неопределенность вокруг них нарастает, и вторая волна по всей Европе является спорным продолжением первой волны в США.

Все это просто означает, что виртуальное мероприятие никуда не денется, и в качестве нового формата для многих профессиональных мероприятий нужно было многому научиться в плане того, как провести ценное и увлекательное цифровое мероприятие.

Вовлечение посетителей онлайн давно является проблемой, и обеспечение высокой производственной ценности является ключом к успеху - отсюда и появление полноценных специализированных виртуальных производственных студий . Но на многих мероприятиях эта задача по большей части ложится на спикеров, многие из которых также адаптируются к новым виртуальным форматам.

Вот как выступающие могут убедиться, что они оснащены необходимыми технологиями и передовыми методами для виртуальных сессий, и как планировщики могут их поддержать.

Что должны быть у докладчиков в их техническом комплекте для потоковой передачи?
По словам Брандта Крюгера , технического продюсера и консультанта Event Technology Consulting, звук является наиболее важным фактором для правильной работы в виртуальном сеансе: «На наших онлайн-мероприятиях [...] очень легко попасть в нашу электронную почту, проверьте нашу Facebook и т. д. Но в любом случае этот звук все еще идет в фоновом режиме ".

Поэтому необходима приличная гарнитура или микрофон. После того, как звук закреплен, выступающим следует обратить внимание на освещение, а затем на видео. Однако Крюгер отмечает, что технические комплекты динамиков не обязательно должны стоить руки и ноги. Что касается освещения, например, стратегически размещенная настольная лампа может помочь, и на Amazon есть другие доступные варианты.

Ораторам следует начинать с того, что у них есть, и по возможности обновлять. На некоторых мероприятиях докладчикам также отправлялись заранее подготовленные технические наборы, что является еще одним вариантом, который поможет обеспечить единообразие.

Как спикерам готовиться к виртуальным сессиям?
Крюгер подчеркивает, что самое важное, что нужно сделать ораторам, - это поэкспериментировать с различными настройками, чтобы найти то, что работает. Давно забытая гарнитура может звучать намного лучше, чем, например, Airpods, поэтому все дело в тестировании. Также неплохо проверить освещение в то время дня, когда они будут выступать на мероприятии, чтобы получить точное представление о естественном освещении.

Еще один способ, которым докладчики должны подготовиться к своим сессиям, - это практиковать свои презентации - или, как выразилась Кенейша Уильямс , соучредитель Black in Events: «репетировать, как Бейонсе». Идея заключается в том, что «когда Бейонсе репетирует или выполняет пробные прогоны, это отлаживается, как будто это настоящая вещь». Такого же мышления следует придерживаться и в отношении виртуальных мероприятий, чтобы в день мероприятия все прошло как можно более гладко.

Уильямс также упоминает, что планировщикам важно назначить контактное лицо, чтобы у докладчиков было к кому обратиться в случае возникновения каких-либо проблем. Ораторы, в свою очередь, должны убедиться, что знают, с кем связаться и как они могут связаться в случае необходимости.

Когда лучше записывать сеанс заранее?
Лиз Кинг, генеральный директор Liz King Events & techsytalk, также поделилась некоторыми идеями во время нашего последнего виртуального мероприятия, Event Tech Day, - в частности, о том, что нужно учитывать, решая пойти по заранее записанному маршруту. Во-первых, одна из основных проблем предварительно записанных сеансов заключается в том, что их, как правило, легко обнаружить, и посетители с большей вероятностью не будут их игнорировать.

Тем не менее, предварительно записанные сеансы могут помочь ограничить производственные проблемы , поэтому они могут помочь событиям достичь более высокой производственной ценности, если все сделано правильно. По словам Кинга, это означает делать все возможное, чтобы создать что-то красивое, включающее такие функции, как нижние трети и наложения - простая запись вызова Zoom не поможет.

Другой вариант - включить предварительно записанный контент в контекст сеансов simu-live, во время которых выступающие доступны для ответов на вопросы в прямом эфире. Кроме того, предварительно записанные сеансы могут быть полезны в качестве резервного содержимого на случай, если во время живых сеансов что-то пойдет не так.

В ЗАКЛЮЧЕНИИ
Переход к виртуальным мероприятиям потребовал от многих планировщиков изменить свое представление о событиях, и выступающим также нужно было привыкнуть к новому формату и потенциально незнакомым инструментам.

Поскольку их работа заключается в предоставлении большей части контента мероприятия, для них критически важно быть хорошо подготовленными и комфортно работать с цифровым форматом, чего можно достичь с помощью соответствующих технологий, практики и поддержки.