Почему важно общаться с посетителями вашего мероприятия. 
Уже недостаточно просто продавать билеты на свои мероприятия и ждать, пока появятся ваши гости. В наши дни мы можем общаться с людьми с помощью всех различных методов и способов, поэтому важно использовать доступные технологии для связи с посетителями до, во время и после мероприятия.

Установление каналов связи между вашей организацией и потенциальными участниками позволяет вам:

Делитесь ценной информацией перед мероприятием.
Привлекайте посетителей во время мероприятия
Получите ценные отзывы о своем мероприятии и
Оставайтесь с ними на связи еще долго после окончания мероприятия.
В этой статье мы рассмотрим некоторые коммуникационные инструменты и стратегии, которые вы можете использовать, чтобы держать посетителей в курсе на протяжении всего процесса мероприятия, от регистрации до благодарности после мероприятия и последующих действий.

Перед мероприятием
Вот несколько инструментов и стратегий, которые помогут вам общаться с посетителями перед мероприятием.

Электронные письма
Одно из первых взаимодействий с участниками мероприятия - это подтверждение по электронной почте, которое вы отправляете им после регистрации. Это ваш первый шанс произвести хорошее впечатление на потенциальных посетителей.

Это также отличная возможность вызвать интерес к предстоящему мероприятию и сообщить им, что вы предлагаете на стол или что отличает ваше мероприятие от остальных. Вот несколько различных способов общения с участниками по электронной почте перед мероприятием:

Отправьте участникам приветственное письмо или письмо с подтверждением регистрации, как только они зарегистрируются на ваше мероприятие. Не забудьте указать важные сведения о мероприятии и контактную информацию. Это могут быть автоматические сообщения, которые вы настраиваете, как система пользовательских сообщений с подтверждением, доступная в Event Smart .
Поощряйте участников ознакомиться с ресурсами на вашем веб-сайте мероприятия для получения дополнительной информации о мероприятии.
Делитесь ссылками на свои страницы в социальных сетях, чтобы потенциальные посетители могли следить за вами на платформах, на которых вы наиболее активны.
Отправляйте участникам дружеские напоминания в дни, предшествующие мероприятию, особенно если им придется ехать в другой город или штат для участия.
Pro Совет: Если вы используете событие извилину для событий, рассмотрит добавление MailChimp МЭГ рациона своего стек событий технологий для автоматического создания списка рассылки из участников после их регистрации для вашего мероприятия.

Социальные каналы
Продвижение вашего предстоящего мероприятия в социальных сетях - отличный способ рассказать о себе и создать шумиху среди вашей целевой аудитории. Если вы хотите продвигать свое мероприятие через социальные сети, такие как Facebook и Instagram, вам нужно придумать хэштег события задолго до дня мероприятия. Есть ряд преимуществ создания хэштега события:

Это дает вам возможность взаимодействовать с потенциальными посетителями и расширять охват аудитории.
Предоставляет участникам знакомую платформу для получения важных сведений о мероприятии, получения дополнительных сведений о панели докладчиков и общения с другими потенциальными участниками.
Вы сможете легко отслеживать настроения аудитории по поводу вашего мероприятия и способствовать общению.
Веб-сайт мероприятия
Веб-сайт вашего мероприятия является ценным ресурсом для общения с посетителями перед мероприятием. Думайте об этом как о полноценном центре ресурсов, к которому ваши посетители будут иметь доступ, чтобы найти информацию, узнать больше о вашем мероприятии и составе выступающих, а также связаться с вами.

Вот несколько способов использования веб-сайта мероприятия, чтобы лучше общаться с участниками:

Публикуйте сообщения в блоге . Например, о причине, которую вы поддерживаете, об интервью со спикерами мероприятия или о том, что посетители могут ожидать от мероприятия.
Создайте короткое видео, поделитесь галереями или опубликуйте отзывы и обзоры с прошлых мероприятий - или всего понемногу!
Создайте удобный для доступа раздел часто задаваемых вопросов, который охватывает основные вопросы, которые могут возникнуть у участников относительно деталей мероприятия или причины, по которой вы поддерживаете.
Во время мероприятия


Вот несколько инструментов и стратегий, которые вы можете использовать для взаимодействия с участниками во время мероприятия:

Приложение для мероприятий
Если вы организуете несколько мероприятий в течение года, вы можете подумать об инвестициях в приложение для мероприятий. Мы рекомендуем выбрать тот, который поддерживает push-уведомления, которые вы можете использовать, чтобы делиться новостями и обновлениями с участниками (прямо на их мобильные устройства!) Во время мероприятия.

Если ваше приложение для мероприятий предлагает доску объявлений, вы можете использовать это место для размещения рекламных объявлений или вакансий от спонсоров, потерянных и найденных новостей и событий. Вы можете даже подумать о том, чтобы опубликовать раздел часто задаваемых вопросов, на который участники смогут быстро обратиться.

Кроме того, вы также можете использовать приложение для проведения мероприятий, чтобы побудить посетителей участвовать в сеансах вопросов и ответов и живых опросах. Хорошее приложение для мероприятий позволяет организовать внутренние групповые чаты, чтобы члены вашей команды могли сообщать о проблемах событий и эффективно их решать. Это также отличный способ убедиться, что все находятся на одной странице.

Социальные каналы
Организаторы мероприятий используют социальные сети для проецирования прямой трансляции хэштегов своих мероприятий на место проведения мероприятия. Вы можете сделать это с помощью таких инструментов, как Tagboard . Это побуждает участников делиться своим опытом в социальных сетях, используя ваш хэштег, и побуждает их оставаться на вашем мероприятии.

Кроме того, Twitter - отличный инструмент для сбора отзывов от посетителей мероприятия, которые присутствуют в месте проведения. Живые твиты, опросы в Твиттере и хэштеги позволяют общаться и взаимодействовать с участниками в режиме реального времени. Вы также сможете использовать хэштеги событий, чтобы информировать тех, кто не смог присутствовать, о том, что они упускают.

Использование социальных каналов также позволяет вам начать двустороннее общение с участниками мероприятия и повысить вовлеченность аудитории во время мероприятия. Вы сможете быстро узнать и решить любые проблемы, с которыми могут столкнуться участники. Например, если кто-то недоволен мероприятием, скорее всего, он опубликует об этом в социальных сетях, используя хэштег вашего мероприятия. Активно отслеживая свои твиты, вы всегда будете готовы ответить на них, предпринять необходимые шаги и повысить удовлетворенность посетителей.

После события


Вот несколько инструментов и стратегий, которые вы можете использовать для общения с посетителями после мероприятия:

Электронные письма
Электронные письма - отличный способ собрать отзывы участников после окончания мероприятия. Например, вы можете спросить участников, оправдало ли мероприятие их ожидания или смогли ли они пообщаться с другими людьми и установить деловые связи. Это также позволяет получить много полезной информации, которую можно использовать для улучшения будущих событий.

После мероприятия вы можете создать центр контента на своем веб-сайте мероприятия и предложить посетителям проверить его. Например, это могут быть аудио- и видеозаписи выступлений и тренировок, проведенных на мероприятии. По сути, это будет ресурс знаний для посетителей, которые захотят получить доступ к этим ресурсам после мероприятия и поделиться информацией с членами своей команды. Кроме того, вы сможете использовать этот контент-центр, чтобы предложить потенциальным участникам взглянуть изнутри и побудить их подписаться на ваше следующее мероприятие.

Twitter чат
Чат Twitter позволяет участникам мероприятия связываться со спикерами и быстро получать ответы. Это также отличный способ поделиться идеями с другими участниками, организаторами мероприятий и пообщаться со спикерами. Например, вы можете настроить обсуждение в стиле AMA (спросите меня о чем угодно).

Вы также можете использовать Twitter, чтобы делиться слайдами мероприятий, галереями и ресурсами со своей аудиторией, собирать ответы участников и оценивать их удовлетворенность. Таким образом, вы можете создать цикл обратной связи со своей аудиторией и позволить им связаться с вами и поделиться идеями относительно будущих событий.

Группа Facebook
Отличный способ улучшить взаимодействие с аудиторией - позволить спикерам и участникам вашего мероприятия разговаривать друг с другом и проводить обсуждения. Вы можете сделать это, создав специальную группу в Facebook после мероприятия. Например, вы можете использовать такую ​​платформу для обмена фотографиями с мероприятия, а также такими ресурсами, как слайды презентации, контрольные списки и загружаемые файлы.

Вывод
Управление событиями можно упростить, используя инструменты и стратегии коммуникации, которые помогут вам связаться со своей аудиторией, передать важную информацию и собрать ценные отзывы. Также важно настроить систему, которая облегчит внутреннее общение в день мероприятия, чтобы вы могли эффективно решать проблемы, связанные с мероприятием.