Успешные мероприятия требуют тщательного планирования, управления и продвижения. Организуете ли вы бизнес-конференцию, благотворительные мероприятия или обучающие курсы, важно уделять пристальное внимание деталям.

Имея это в виду, в этой статье мы поделимся некоторыми быстрыми практическими советами, которые помогут вам планировать, управлять и запускать успешные мероприятия.

# 1: определитесь со своим целевым рынком
Первое, что вам нужно сделать, это определиться с целевой аудиторией вашего мероприятия. Это поможет вам определить потребности и ожидания посетителей вашего мероприятия и выяснить, как вы можете наилучшим образом удовлетворить их.

Знание своей целевой аудитории также позволяет вам принимать более обоснованные решения относительно цен на билеты, выбора места проведения, а также даты и времени мероприятия. Таким образом, вы можете создать впечатление о мероприятии для той демографической группы, которая с наибольшей вероятностью купит ваши билеты и посетит ваше мероприятие.

Если вы уже проводили мероприятия в прошлом, вы можете взглянуть на прошлых участников, чтобы лучше понять свою целевую аудиторию. Вы также можете просмотреть отзывы участников о прошлых мероприятиях, чтобы понять, какие люди получили наибольшую ценность от посещения.

Однако, если вы раньше не проводили мероприятия, вы можете подумать о создании списка рассылки, чтобы увидеть, что люди хотят узнать, и лучше понять, что они ожидают получить от посещения вашего мероприятия.

# 2: Определите цели и задачи вашего мероприятия
После того, как вы определились с целевым рынком, вам нужно будет определить цели и задачи мероприятия. Это помогает всей команде по планированию мероприятий оставаться сосредоточенной, создавать отличные впечатления от мероприятия и привлекать спонсоров - подробнее об этом позже.

Например, вы организуете марафонскую прогулку, чтобы поддержать выживших после рака, или собираете средства для строительства общественного центра в вашем районе? Сколько людей посетят ваше мероприятие? Сколько денег вам нужно собрать?

Установка реалистичных и измеримых целей позволит вам и вашей команде не сбиться с пути на протяжении всего процесса организации и планирования мероприятия.

# 3: определите свой бюджет
Определение бюджета мероприятия, пожалуй, самая важная часть планирования мероприятия. Некоторые из основных расходов, которые следует учитывать в процессе составления бюджета, включают:

Затраты на объект
Расходы на питание
Расходы на развлечения и транспорт
Стоимость декора
Расходы на маркетинг и продвижение
Первое, что вам нужно сделать, это связаться с поставщиками и попросить расценки. Как правило, переоценивать затраты - это хорошая идея. Таким образом, вам не придется пересматривать свой бюджет, если расходы на питание за неделю до мероприятия немного увеличатся или вам нужно будет потратить немного больше на маркетинг. 

# 4: Забронируйте место проведения мероприятия
После того, как вы определились с датой мероприятия, следующим шагом будет бронирование места проведения мероприятия . Выбирая место для проведения мероприятия, убедитесь, что оно соответствует вашему бюджету и доступно для всех. В идеале он должен позволять людям с особыми потребностями легко передвигаться. Подумайте о том, чтобы найти место, где есть лифты и туалеты для мужчин и женщин.

После того, как вы определились с местом проведения мероприятия, а также с датой и временем вашего мероприятия, вы можете поделиться сведениями о мероприятии со своими участниками.

# 5: Запустите свой сайт мероприятия
Создание веб-сайта событий необходимо для всех, кто хочет организовать успешные мероприятия. Веб-сайт мероприятия может помочь вам создать канал связи с вашей целевой аудиторией и позволить вам связаться с ними до, во время и после мероприятия.

Он также действует как ресурсный центр для потенциальных посетителей, чтобы узнать о вашем бизнесе, причине, мероприятии и спикерах. Веб-сайт мероприятия - отличная платформа для публикации сообщений в блогах, коротких видеороликов, фотографий, а также обзоров и отзывов прошлых участников.

В дополнение к этому вы можете настроить онлайн-регистрацию на своем веб-сайте мероприятия и получать платежи от участников, используя платформу регистрации и продажи билетов . manyevents.ru - это облачное решение для продажи билетов на мероприятия, которое позволяет вам собирать регистрации участников, управлять своим мероприятием и продавать билеты без необходимости сначала создавать веб-сайт WordPress или искать поставщика услуг хостинга.

# 6: Настройте онлайн-регистрацию на мероприятие и продажу билетов
Для упрощения онлайн-регистрации на мероприятие не следует заставлять участников заполнять длинные формы. Желательно, чтобы формы регистрации на мероприятие были как можно короче и запрашивали только ту информацию, которая абсолютно необходима.

Система онлайн-регистрации позволяет участникам легко приобретать билеты, помогает автоматизировать процесс регистрации и позволяет настроить список ожидания.

Ваш инструмент для продажи билетов на мероприятия также должен позволять вам создавать неограниченное количество мероприятий и продавать как бесплатные, так и платные билеты . Если вы продаете билеты, у вас должна быть возможность настроить платежный процессор с популярными платежными шлюзами, такими как PayPal, Stripe, Authorize.net и кредитными картами.

# 7: надежное спонсорство
Как малый бизнес, у вас может не быть бюджета для финансирования мероприятий. Вместо этого вы можете сотрудничать с различными организациями, чтобы обеспечить спонсорство вашего мероприятия. Привлекая больше людей к вашим мероприятиям, вы сможете привлечь внимание к себе, что поможет вам продать больше билетов.

Чтобы обеспечить спонсорство ваших мероприятий, найдите корпоративного спонсора или партнера с местными организациями или предприятиями. Составьте спонсорский пакет, который позволит компаниям узнать, как они могут финансировать часть вашего мероприятия. Например, они могут спонсировать обед или предоставить украшения или подарочные пакеты для вашего мероприятия.

Совет: найдите спонсора, чьи бизнес-интересы совпадают с вашим мероприятием. Это повысит вероятность того, что они поддержат ваше дело и спонсируют мероприятие. 

# 8: продвигайте свое мероприятие
Распространение информации о вашем мероприятии поможет вам увеличить количество регистраций на мероприятие и продать больше билетов. Продвижение вашего мероприятия начинается с создания страницы мероприятия на вашем веб-сайте, рассылки информационных бюллетеней по электронной почте в ваш список , размещения рекламы мероприятия в вашем сообществе и использования онлайн- и офлайн-каналов маркетинга для охвата целевой аудитории.

Вы также можете использовать сайты социальных сетей для продвижения своих мероприятий, таких как Twitter , Instagram, Facebook и Pinterest . Создав короткий, но информативный хэштег для события, вы можете упростить потенциальным участникам возможность узнать больше о вашем мероприятии и помочь участникам оставаться в курсе важных событий.

# 9: Подготовьте повестку дня
Программа мероприятия показывает вам, как ваше мероприятие будет развиваться от начала до конца. Чтобы убедиться, что вы готовы, составьте повестку дня, в которой излагаются основные мероприятия. Это может выглядеть примерно так:

5:30 Члены команды прибывают на место проведения мероприятия

5:45 Надзор за местом проведения и рассадкой (Сара, Дженна)

6:15 Координационное совещание Ашера (Сара + помощники)

6:45 Настройка AV (Дженна, Эндрю)

7:15 Время прибытия участников

8:00 Завтрак и кофе подаются.

8:30 Ведущий представляет спикеров

8:45 Приглашенный спикер выходит на сцену

10:00 Перерыв на кофе

10:30 Вопросы и ответы аудитории

12:00 Перерыв на обед

1:00 Секция вопросов и ответов после мероприятия (Андрей, спикеры)

2:00 Мероприятие заканчивается, участники уходят, собрание персонала

Создание повестки дня позволяет вам распределять обязанности между сотрудниками и волонтерами, гарантирует, что все находятся на одной странице, и позволяет привлекать их к ответственности позже.

Создав повестку дня мероприятия, вы можете опубликовать ее в Интернете на веб-сайте manyevents.ru , чтобы посетители могли подготовиться и иметь доступ к обновленной повестке дня в любое время.

# 10: Соберите отзывы
На малом предприятии сложно отслеживать впечатления посетителей. Самый простой способ получить обратную связь от участников - это настроить канал обратной связи. Например, вы можете создать опрос после мероприятия (с использованием таких инструментов, как Google Forms или SurveyMonkey ) для отправки участникам мероприятия после мероприятия или настроить форму обратной связи на своем веб-сайте мероприятия.

Обратная связь после мероприятия позволяет оценить степень удовлетворенности посетителей и понять, что вы можете сделать для улучшения будущих мероприятий.

Вывод
Когда вы к этому подготовитесь, вам будет намного проще планировать, управлять и запускать успешные мероприятия. Мы поделились несколькими простыми советами, которые помогут вам лучше понять свою целевую аудиторию, продвигать свое мероприятие, собирать регистрации и продавать билеты, обеспечивать спонсорство и получать ценные отзывы. Надеюсь, сейчас у вас хорошая возможность сделать следующие шаги.